Question 1

Are there new deferred payment accounts on IDMS?

Accepted Answer

No, your deferred payment account remains active for IDMS, so you can continue to use the same accounts.

Please note: Communication has been published on the customer accounts and the link to representation.
Communication can be found here:
BE: https://financien.belgium.be/sites/default/files/Customs/NL/PDF/Ondernemingen/Douane/Finances/COM%20Douane%20vertegenwoordiging.pdf (https://financien.belgium.be/sites/default/files/Customs/NL/PDF/Ondernemingen/Douane/Finances/COM%20Douane%20vertegenwoordiging.pdf)
FR: https://financien.belgium.be/sites/default/files/Customs/FR/Doc/Entreprises/Douane/Finances/COM%20repr%C3%A9sentation%20en%20douane.pdf (https://financien.belgium.be/sites/default/files/Customs/FR/Doc/Entreprises/Douane/Finances/COM%20repr%C3%A9sentation%20en%20douane.pdf)

Question 2

What is the use of the data element 'person paying customs duty'?

Accepted Answer

This   data element is currently not used by Customs. It is however added in view of   the introduction of a new payment system at customs side, which is foreseen   on long term.

The payment is done via the deferred payment account or the account 49 (via   additional references). Please note there is a check performed by customs   whether the person sending the declaration (declarant) has a mandate to use   the account (linked to person B).

Question 3

How can we apply for a VAT reduction?

Accepted Answer

To   report VAT reduction, you should add a supporting document. Below the   applicable codes: 
     4600 : 21 % to 12 % 
     4601 : 21 % to 6 % 
     4602 : 21 % to 0 % 
     4603 : 12 % to 6 %
     4604 : 6 % to 0 %

Question 4

Which elements can we change when doing an amendment?

Accepted Answer

All elements, except the ones listed below. They cannot be changed:
* Declaration.LRN
* Declaration.movementReferenceNumber  
* Declaration.DeclarationType  
* Declaration.additionalDeclarationType  
* Declaration.GoodsShipment.GoodsShipmentItem.Commodity.CommodityCode.harmonizedSystemSubHeadingCode  
* Declaration.GoodsShipment.GoodsShipmentItem.Commodity.CommodityCode.combinedNomenclatureCode  
* Declaration.GoodsShipment.GoodsShipmentItem.Commodity.CommodityCode.taricCode 
* Declaration.Importer.identificationNumber  
* Declaration.Importer.name 
* Declaration.Importer.Address.streetAndNumber  
* Declaration.Importer.Address.postcode  
* Declaration.Importer.Address.city  
* Declaration.Importer.Address.country  
* Declaration.Representative.CRIN  
* Declaration.Representative.status  
* Declaration.Declarant.name 
* Declaration.Declarant.RIN  
* Declaration.Declarant.Address.streetAndNumber  
* Declaration.Declarant.Address.postcode  
* Declaration.Declarant.Address.city  
* Declaration.Declarant.Address.country  
* Declaration.identification number person providing a guarantee  
* Declaration.identification number person paying the customsduty  
* Declaration.GoodsShipment.AdditionalFiscalReference.sequenceNumber  
* Declaration.GoodsShipment.AdditionalFiscalReference.role  
* Declaration.GoodsShipment.AdditionalFiscalReference.vatIdentificationNumber  
* Declaration.GoodsShipment.GoodsShipmentItem.AdditionalFiscalReference.sequenceNumber  
* Declaration.GoodsShipment.GoodsShipmentItem.AdditionalFiscalReference.Role  
* Declaration.GoodsShipment.GoodsShipmentItem.AdditionalFiscalReference.vatIdentificationNumber  
* Declaration.GoodsShipment.GoodsShipmentItem.CalculationOfTaxes.DutiesAndTaxes.methodOfPayment  
* Declaration.DeferredPayment.sequenceNumber  
* Declaration.DeferredPayment.deferredPayment

It should be possible to add a goods shipment item, but only if there already exists a goods shipment item with the same commoddity code and fiscal reference. For this to be the case the following fields should be identical. 
* Declaration.GoodsShipment.GoodsShipmentItem.Commodity.CommodityCode.harmonizedSystemSubHeadingCode  
* Declaration.GoodsShipment.GoodsShipmentItem.Commodity.CommodityCode.combinedNomenclatureCode  
* Declaration.GoodsShipment.GoodsShipmentItem.Commodity.CommodityCode.taricCode 
* Declaration.GoodsShipment.GoodsShipmentItem.AdditionalFiscalReference.sequenceNumber  
* Declaration.GoodsShipment.GoodsShipmentItem.AdditionalFiscalReference.Role  
* Declaration.GoodsShipment.GoodsShipmentItem.AdditionalFiscalReference.vatIdentificationNumber  
The creation of a new item is necessary in the case that a quota was only partially allocated, this will allow the creation an item with quota and item without quota for the remaining part.

Question 5

How can we access the web portal of IDMS?

Accepted Answer

ACC: https://idms.acc.minfin.be
PROD: https://idms.minfin.fgov.be

Question 6

What about the IDMS deadlines?

Accepted Answer

CRSNP is   in continuous contact with BE Customs.

New dates are published here:
       https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/ondernemingen/applicaties-da/masp-electronic-customs/algemene-informatie-masp#q2 (https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/ondernemingen/applicaties-da/masp-electronic-customs/algemene-informatie-masp#q2)

Question 7

Where can you find the MIG?

Accepted Answer

You can find the MIG here:
https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/ondernemingen/applicaties-da/technische-documentatie-0/idms/all(https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/ondernemingen/applicaties-da/technische-documentatie-0/idms/all)

Question 8

Where can we find the code lists?

Accepted Answer

Code lists can be found here:
https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/ondernemingen/applicaties-da/technische-documentatie-0/idms/all(https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/ondernemingen/applicaties-da/technische-documentatie-0/idms/all)

Question 9

Where can we find the list of Business Rules/VRE ?

Accepted Answer

List of   Business Rules:
       https://docs.google.com/spreadsheets/d/1P5kmTQZ1IW-QLpmYHTEOioUtEMw3jb30/edit?gid=1246660914#gid=1246660914 (https://docs.google.com/spreadsheets/d/1P5kmTQZ1IW-QLpmYHTEOioUtEMw3jb30/edit?gid=1246660914#gid=1246660914)

Question 10

Can economic operators test?

Accepted Answer

Yes, this is possible.
However, be aware that not every procedure is fully testable yet.

What can be tested and should be OK:
* Standard Declaration (type A)
* Pre-lodge Declaration (type D)
* Simplified/Supplementary Declaration (E, F, B, C, X, Y)
* H1
* H2 (except warehouse type S)
* Write-off from PLDA, SATO Seafreight, SATO Airfreight, SATO Lijst, NCTS-P5 based IM7, CCRM and IM7
* Risk & Control
* Invalidation process

On the other topics, we are still in contact with FOD ICT and FOD Finance to get them testable as soon as possible.

update 08/05/2025

Question 11

Statistical value

Accepted Answer

The statistical value can either be calculated by the Declarant himself and provided in the import declaration OR can be calculated by Customs based on the relevant elements provided by the Declarant in the import declaration, such as the item amount invoiced and the additions and/or deductions (EA/FA).

Question 12

Centralised clearance import in Belgium. When is the go live and how to proceed with this ?

Accepted Answer

Currently   this is not planned yet.
       https://docs.google.com/document/d/1oEYuF0B6Up5Qo2xCHw0UqPhXMFUdlPuQ1NMMBsDAvuE/edit?tab=t.0 (https://docs.google.com/document/d/1oEYuF0B6Up5Qo2xCHw0UqPhXMFUdlPuQ1NMMBsDAvuE/edit?tab=t.0)

Question 13

You use transactional import f.e. into free circulation (40-00) and e-globalisation for special customs procedures. Does that mean we will have to connect to 2 different systems (PLDA and IDMS) ?

Accepted Answer

Yes, 
you will be connected to PLDA for e-glob and to IDMS for transactional communication. 
 Softwareproviders will foresee this.
 
However: don't forget your "old" certificates for PLDA need to remain in place as well as your "old" callback addresses.

Since this will be 2 completely different paths of communication.

Question 14

write off NCTS via 7100 IDMS H2  : on header level or on article level ?

Accepted Answer

All write off will be on item level based on the previous document in the unit KGM or in the unit that it has been broad in originally.
in case of bonded warehouse : only for Public warehouses - not for private warehouses

Question 15

is the print also available for IDMS on IDMS web like they are for AES on AES web?

Accepted Answer

Yes, they are currently available on IDMS web.

Please note that Customs is currently working on a new template of the print which should replace the print on the web. Besides, the new print template should also be used for emergency procedure.
update 08/05/2025

Question 16

Information regarding the data sets

Accepted Answer

https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/ondernemingen/douane/aangiften-kennisgeving-douanestatus/gegevenssets(https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/ondernemingen/douane/aangiften-kennisgeving-douanestatus/gegevenssets)

Question 17

Information regarding the  data elements (bijvoegsels)

Accepted Answer

https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/ondernemingen/douane/aangiften-kennisgeving-douanestatus/bijvoegsels(https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/ondernemingen/douane/aangiften-kennisgeving-douanestatus/bijvoegsels)

Question 18

Some General documentation:

Accepted Answer

https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/ondernemingen/douane/aangiften-kennisgeving-douanestatus/documentatie(https://financien.belgium.be/nl/douane_accijnzen/ondernemingen/douane/aangiften-kennisgeving-douanestatus/documentatie)

Question 19

Additional declaration: is this a new declaration with the same LRN? When should you fill in the MRN in 415?

Accepted Answer

Supplementary declaration has a new MRN but the two MRN are linked. MRN of simplified declaration is provide as previous document and the MRN of de supplementary declaration is add to the system.

Question 20

Supplementary declaration - In the first release following the simplified declaration (IE429), is there a way to know that it is a temporary release?

Accepted Answer

When it is a simplified declaration the Additional declaration type will be B or C int the IE429. There are no other special mentions in IE429 but the system will put the declaration in GOODSRELEASEDAWAITINGSUPPLEMENTARYDECLARATION status.

Question 21

Fiche 46 – will it also be available from IDMS?

Accepted Answer

Fiche46 is an overview of the payable import duties/VAT by an EO during a certain period. Customs has acknowledged that this extract will also be available for IDMS

Question 22

What is CRIN?

Accepted Answer

CRIN number. CRIN (Custom's representation identification number) is the registration number and must be submitted in addition to the EORI number.

Question 23

When is Office of presentation required?

Accepted Answer

Office of presentation is only relevant for Centralized clearance

Question 24

How to enter Repertoriumnummer ?

Accepted Answer

Send in additional references

Question 25

Preferential Origin

Accepted Answer

Preferential Origin is mandatory and only allowed when preference is entered in declaration

Question 26

Write-off – How to refer to complete previous document section for successful write-off

Accepted Answer

Latest documentation published by Customs on write-off: https://financien.belgium.be/sites/default/files/Customs/Ondernemingen/Applicaties/technische-documentatie/PNTS/GA%20basics%20V1.0.0.pdf (https://financien.belgium.be/sites/default/files/Customs/Ondernemingen/Applicaties/technische-documentatie/PNTS/GA%20basics%20V1.0.0.pdf)

Available and succesfully tested write-off's in ACC environment:
IDMS -> PLDA Goodsflow - SATO Seafreight/CCRM
IDMS -> PLDA Goodsflow - SATO Airfreight
IDMS -> PLDA Goodsflow - SATO Lijst
IDMS -> PLDA IM7
IDMS -> IDMS
IDMS -> NCTS-P5 based IM7

Write-off test still on-going:
IDMS -> PN/TS TSD

Question 27

Fiscal representation – how to enter the different VAT numbers in the declaration ?

Accepted Answer

https://docs.google.com/document/d/17oewEpzPfVmaN8Zxt42ZQmNl4Qq6zS_tYym3KPoZwFc/edit(https://docs.google.com/document/d/17oewEpzPfVmaN8Zxt42ZQmNl4Qq6zS_tYym3KPoZwFc/edit)

Question 28

How is the tax base for duties and VAT calculated? How are the costs at header level distributed among the items?

Accepted Answer

Taxbase is calculated by Tarbel depending of the price (itemamountinvoiced) and the additions and deductions. It is first calculated. The taxbase for the duties is calculated on that basis and then the duty taxbase + the duties to be paid as taxbase for the VAT
The taxes are calculated by tarbel on a /item basis and then added and communicated to Finda for financial treatment.
When the additions and deductions are provided on header level, they will be divided over the tariff items based on nett weight

Question 29

Are amendements already possible  in IDMS?

Accepted Answer

PROD:   No, currently the only option to correct is invalidate the declaration and   create a new one.
     ACC: This is currently under testing.

Question 30

What is the functional use of CRN and how does this number relate to MRN?

Accepted Answer

For pre-lodge declarations it is the equivalent of an MRN, which will only receive an MRN once the PN has arrived. The value of the MRN will therefore become the value of the CRN at that time (unless the pre-lodge and the PN were submitted in different years)
For non-pre-lodge declarations we can only assign one MRN at the time of acceptance, but for communication with other applications we do need something like an MRN. That is why we create a CRN, which we use for communication with Certex and goods accounting, for example.
At the time of acceptance, an MRN is made, in most cases it will be a copy of the CRN.
In summary, CRN is a unique identification of a declaration in our systems before there is an MRN, after acceptance the MRN is the unique identification of the declaration.

Question 31

Is it possible to enter different methods of payment in 1 declaration

Accepted Answer

Different methods of payment can be mentioned. Sequence number and method of payment (E, P, G, ...) is enough.

Question 32

Transport documents on IDMS declarations

Accepted Answer

According to the EUCDM, a transport document should be mentioned on an import declaration. This transport document should in that case be the transport document with which the goods have entered the EU. In some cases, the EO cannot know this as they have just received the goods under transit for example. How to deal with this?

eived from Legal department (in Dutch only):

Op een aangifte voor douanevervoer (toelichting D1) dekt het vervoersdocument het vervoer van de goederen wanneer zij worden doorgevoerd terwijl het op een aangifte voor het in het vrije verkeer brengen (toelichting H1) gaat om het vervoersdocument waarmee de goederen het douanegebied van de Unie zijn binnengebracht.
Er zijn inderdaad situaties waarbij het heel moeilijk of haast onmogelijk is om het vervoersdocument te vermelden waarmee de goederen het douanegebied van de Unie zijn binnengebracht.

Voorbeelden:
1) Goederen die vanuit een douane-entrepot in Frankrijk onder T1 toekomen in Brussel waar die T1 wordt aangezuiverd met een aangifte ten verbruik. Strikt genomen zou dan in G.E. 12 05 000 000 het vervoersdocument vermeld moeten worden waarmee de goederen destijds in Frankrijk het douanegebied van de Unie zijn binnengebracht.

2) Goederen die vanuit Marokko in Spanje binnenkomen, vervolgens onder T1 naar Frankrijk worden vervoerd en dan nogmaals onder T1 naar België waar die T1 wordt aangezuiverd met een aangifte ten verbruik. In G.E. 12 05 000 000 zouden dan in principe de gegevens vermeld moeten worden van het vervoersdocument waarmee de goederen in Spanje werden binnengebracht.

In beide gevallen zal het bijna onmogelijk zijn om de gegevens van het te vermelden vervoersdocument te achterhalen. In dergelijke gevallen zou men gebruik moeten kunnen maken van de inleidende aantekening 6 van Hoofdstuk 1 van Titel I van de bijlage B van de DWU DA. Deze aantekening bepaalt het volgende:
"Zonder op enigerlei wijze afbreuk te doen aan de verplichtingen om overeenkomstig deze bijlage gegevens te verstrekken en onverminderd artikel 15 van het wetboek, zal de inhoud van de aan de douane verstrekte gegevens voor een bepaalde vereiste gebaseerd zijn op de informatie die bij de marktdeelnemer bekend is op het moment dat deze aan de douane wordt verstrekt."

Concreet betekent dit dat de persoon die de douaneaangifte indient enkel de informatie kan verstrekken waarover hij op het ogenblik van het indienen van de aangifte beschikt.
Niettegenstaande het verplicht karakter van het vervoersdocument (status A) in de toelichting H1, zou het in de hierboven aangehaalde voorbeelden quasi onmogelijk zijn om de vereiste informatie te vermelden.

Bijkomende informatie over deze aantekening is opgenomen in de Infonota inleidende aantekeningen 3 en 6 (https://financien.belgium.be/sites/default/files/Customs/Ondernemingen/Douane/aangiften-kennisgeving-douanestatus/documentatie/Infonota%20inleidende%20aantekeningen%203%20en%206.pdf). Op de laatste blz. van deze informatienota is bepaald dat de douaneautoriteiten van de lidstaten in feite niet zouden mogen bepalen op welke gegevenselementen de inleidende aantekeningen 3 en 6 van toepassing zijn. De afbakening van het gebruik van deze aantekeningen behoort tot de bevoegdheid van de Commissie maar vooralsnog heeft de Commissie hierover geen extra informatie gegeven, hetgeen natuurlijk niet bijdraagt tot het correct invullen van bepaalde gegevenselementen, zoals het door jou aangehaalde probleem bij het vermelden van het vervoersdocument.

update 08/05/2025

Question 33

Can a parcel provider make use of transport document N750 or can this only be used by postal organisations?

Accepted Answer

Description of N750: Movement by post including parcel post.
Answer received from Legal department (in Dutch only):

In het bijgevoegde (door de Commissie opgestelde) Excel-document wordt voor de wettelijke basis van de TARIC-certificaatcode N750 nog steeds verwezen naar het aanhangsel D2 van bijlage 9 van de DWU TDA. In dit aanhangsel wordt voor de uitleg over de codes verwezen naar de UN Directories for electronic data interchange for administration, commerce and transport (UN/EDIFACT): List of code for data element 1001, Document/message name, coded, te raadplegen via de link: https://service.unece.org/trade/untdid/d06b/tred/tred1001.htm.

Voor de code 750 (hetgeen in de TARIC-databank overeenkomt met de code N750) is de volgende verduidelijking gegeven:
"Document/message which, according to Article 106 of the "Agreement concerning Postal Parcels" under the UPU convention, is to accompany post parcels."

De meest recente versie van deze overeenkomst die ik heb gevonden, kan geraadpleegd worden via de link https://www.upu.int/UPU/media/upu/files/aboutUpu/archivesCongressesAnnotatedActs/Congress1989Washington-AnnotatedActs-Vol-3-En.pdf (zie de blz. 101 t/m 103 voor het artikel 106).

Aangezien deze code gebruikt moet worden in het kader van de Wereldpostconventie (UPU), kan ze enkel gebruikt worden door bpost (en niet door een koerierdienst).

Volgens de UPU-regels wijst de lidstaat namelijk de postaanbieder aan voor het verlenen van de universele postdiensten. In België, werd bij KB van 30 juli 2022 bpost de aangewezen postaanbieder in het kader van de universele postdienst.
update 08/05/2025

Question 34

Under PLDA, procedure 49 was possible. How will this be replaced in IDMS?

Accepted Answer

Answer received from Legal department (in Dutch only):

De omschrijving van de in het kader van de toelichting van het Enig document te gebruiken regeling 49 luidt als volgt:
"Aangifte ten verbruik van Uniegoederen in het handelsverkeer tussen delen van het douanegebied van de Unie waar de bepalingen van Richtlijn 2006/112/EG van toepassing zijn en delen van dit gebied waar de bepalingen van deze richtlijn niet van toepassing zijn.

Aangifte ten verbruik van goederen in het handelsverkeer tussen de Unie en de andere landen waarmee zij een douane-unie heeft opgericht. Het in het vrije verkeer brengen van de goederen die niet onder de douane-unie vallen – zoals bvb. de EGKS-producten uit Turkije - valt niet onder deze code."

Om op de aangifte het onderscheid te maken tussen beide mogelijkheden, moet gebruik gemaakt worden van de nationale codes 4A9 en 4B9.

In het kader van de bijlage B werd de regeling 49 geschrapt door de Commissie en als gevolg zijn op nationaal vlak de nationale codes 4A9 en 4B9 eveneens overbodig.

Voor de aangifte ten verbruik van Uniegoederen in het handelsverkeer tussen delen van het douanegebied van de Unie waar de bepalingen van Richtlijn 2006/112/EG van toepassing zijn en delen van dit gebied waar de bepalingen van deze richtlijn niet van toepassing zijn, moeten de gegevenselementen van de Toelichting gegevensset H5 (https://financien.belgium.be/sites/default/files/Customs/Ondernemingen/Douane/aangiften-kennisgeving-douanestatus/toelichting/Toelichting-gegevensset-H5.pdf) gebruikt worden, waarbij de belangrijkste gegevenselementen als volgt ingevuld moeten worden:
11 01 000 000 (Soort aangifte): code CO;
11 09 001 000 (Gevraagde regeling): 40 of 42;
11 10 000 000: code F15 (Goederen die worden binnengebracht in het kader van het handelsverkeer met gebieden met een bijzonder fiscaal regime (artikel 1, lid 3 van het DWU)

In bijlage is een document gevoegd waarin de Commissie n.a.v. een vraag van Frankrijk en een reactie daarop van Finland bevestigt dat voor het binnenbrengen van goederen uit niet-fiscale gebieden (ter vervanging van de regeling 49) in het kader van de bijlage B de regeling 40 gebruikt moet worden in combinatie met de Uniecode F15 als aanvullende regeling: "The services of the Commission agree that customs procedure code 49 is replaced by code 40 in combination with the additional procedure code F15."

Het gebruik van de gevraagde regeling 42 in combinatie met de Uniecode F15 als aanvullende regeling is echter eveneens mogelijk.

Voor de aangifte ten verbruik van goederen in het handelsverkeer tussen de Unie en de andere landen waarmee zij een douane-unie heeft opgericht, moeten de gegevenselementen van de Toelichting gegevensset H1 (https://financien.belgium.be/sites/default/files/Customs/Ondernemingen/Douane/aangiften-kennisgeving-douanestatus/toelichting/Toelichting-gegevensset-H1.pdf) gebruikt worden, waarbij de belangrijkste gegevenselementen als volgt ingevuld moeten worden:
11 01 000 000 (Soort aangifte): code IM;
11 09 001 000 (Gevraagde regeling): 40 of 42;
11 10 000 000: code F16 (Goederen die worden binnengebracht in het kader van het handelsverkeer tussen de Unie en de landen waarmee zij een douane-unie heeft opgericht)

Zie daartoe het volgende uittreksel uit het ontwerp van het 'Guidance document' voor de bijlage B:

See print screen F16 - 40 71

De code F16 is eveneens mogelijk zijn in combinatie met de regeling 4000 (hoewel de Commissie dit niet heeft opgenomen in het ontwerp), temeer omdat de Commissie wel de combinatie van F16 met de regeling 4200 voorziet:

See print screen F16 - 42 00

De Uniecode F16 mag enkel als aanvullende regeling vermeld worden als het daadwerkelijk gaat om goederen die betrekking hebben op de douane-Unie: die code mag bijvoorbeeld niet vermeld worden voor de invoer uit Turkije van landbouwproducten of EGKS-goederen omdat dit niet onder de douane-Unie EU-Turkije valt.

De Uniecodes F15 en F16 vervangen eigenlijk de nationale codes 4A9 en 4B9.

update 08/05/2025

IDMS – Import

Current Situation

Your Contactperson